En un negocio, tener una buena relación con los proveedores es esencial. Además de suministrar los productos o servicios necesarios para la operación, los proveedores también pueden afectar el rendimiento del negocio. Si la relación es buena, puede haber mejoras en la calidad, en los costos, y en el tiempo de entrega, mientras que si la relación es mala, puede haber problemas de calidad, retrasos en la entrega, o incluso interrupciones en la producción. Por lo tanto, la gestión de proveedores es una de las áreas más importantes a mejorar en cualquier empresa.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es el proceso de seleccionar, identificar, monitorear, y controlar las relaciones de negocio con los proveedores. Se trata de una práctica clave para asegurar que los proveedores cumplan con los requisitos del negocio, y que los productos y servicios suministrados satisfagan las necesidades de la empresa. La gestión de proveedores implica la creación de un vínculo saludable entre la empresa y los proveedores.
¿Por qué es importante la gestión de proveedores para mi negocio?
La gestión de proveedores es necesaria para garantizar la adecuada administración de los proveedores en el negocio. La falta de una buena gestión de proveedores puede tener un impacto significativo, ya que puede generar fallas en la calidad, retrasos en la entrega, y aumentar los costos para el negocio. También se corre el riesgo de tener una mala reputación o una disminución en la satisfacción del cliente.
¿Cómo puedo evaluar la gestión actual de proveedores en mi empresa?
Para evaluar la gestión actual de los proveedores en tu empresa, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La calidad de los productos o servicios ofrecidos.
- La puntualidad y cumplimiento con los plazos de entrega.
- La capacidad de adaptación ante los cambios o imprevistos.
- La relación calidad-precio.
- La reputación del proveedor.
- La satisfacción de los clientes.
Mejores prácticas para la gestión de proveedores
A continuación, te mostramos las mejores prácticas que debes seguir para mejorar la gestión de tus proveedores:
1. Identificación y selección adecuada de proveedores
Para conseguir una buena selección de proveedores, debes realizar los siguientes pasos:
- Definir los criterios de selección.
- Investigar las posibilidades de proveedores en el mercado.
- Evaluar los proveedores y seleccionar el mejor según tus criterios.
2. Establecimiento de acuerdos de nivel de servicio (SLA)
El acuerdo de nivel de servicio (SLA) es un documento que establece los términos y condiciones a los que se compromete el proveedor con el cliente. Debe tener en cuenta lo siguiente:
- La calidad de los productos o servicios a suministrar.
- La puntualidad y plazos de entrega.
- La capacidad de adaptación ante los cambios o imprevistos.
- La relación calidad-precio.
3. Realización de auditorías a proveedores
Las auditorías a los proveedores son una manera de validar la calidad de los productos y servicios ofrecidos, así como de verificar el cumplimiento del proveedor con los términos del acuerdo de nivel de servicio (SLA).
4. Comunicación constante con proveedores
La comunicación constante y la retroalimentación son importantes para garantizar la satisfacción del cliente. La comunicación es necesaria para que los proveedores conozcan tus necesidades, problemas y oportunidades de mejora.
5. Evaluación periódica de proveedores
La evaluación periódica de tus proveedores es importante para conocer su desempeño y detectar oportunidades de mejora.
Herramientas tecnológicas para la gestión de proveedores
Existen varias herramientas para la gestión de proveedores que pueden ayudarte a mejorar el proceso. Las herramientas tecnológicas más utilizadas son los sistemas de gestión de proveedores (SRM), que te permiten:
- Administrar el proceso de selección y evaluación de proveedores.
- Controlar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Verificar el cumplimiento con las normas y políticas corporativas.
- Monitorear el desempeño de los proveedores.
- Acceder a informes y análisis para la toma de decisiones.
¿Qué software de gestión de proveedores puedo utilizar?
Existen muchas opciones de software de gestión de proveedores. Algunos de los más populares son:
- SAP Ariba
- Coupa
- Oracle Advanced Procurement
- Jaggaer
- Zycus
¿Cuáles son las principales características que debo buscar en un software de gestión de proveedores?
Las principales características que debes buscar en un software de gestión de proveedores son:
- Capacidad para identificar y seleccionar proveedores adecuados.
- Funciones para establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Posibilidad de realizar auditorías a proveedores.
- Capacidad para notificar automáticamente sobre incumplimientos de acuerdos.
- Sistema para el seguimiento y evaluación periódica de proveedores.
Conclusión
La gestión de proveedores es un proceso crucial en cualquier negocio. Al poner en práctica las mejores prácticas de gestión de proveedores y utilizar herramientas tecnológicas, puedes mejorar significativamente la relación con tus proveedores y beneficiar tu negocio.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo puedo reducir los riesgos de mi negocio al trabajar con proveedores?
Debes hacer una auditoría a tus proveedores para conocer su desempeño, establecer acuerdos claros de nivel de servicio (SLA), y mantener una comunicación constante.
2. ¿Qué pasa si uno de mis proveedores incumple con los acuerdos establecidos?
Si un proveedor no cumple con los acuerdos, debe ser notificado inmediatamente para tomar las medidas adecuadas, y evaluado para decidir si se debe seguir trabajando con él o no.
3. ¿Cómo puedo hacer que un proveedor mejore su desempeño?
El desempeño de los proveedores puede mejorarse mediante la comunicación constante, la retroalimentación, y el establecimiento de metas claras.
4. ¿Cómo puedo reducir los costos al trabajar con proveedores?
Puedes reducir los costos al trabajar con proveedores mejorando las prácticas de selección y evaluación, disminuyendo la cantidad de proveedores con los que trabajas, y renegociando los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
5. ¿Qué medidas debo tomar para asegurarme de que mis proveedores cumplen con las normas medioambientales y laborales?
Debes realizar auditorías a tus proveedores, establecer métricas claras de desempeño, y asegurarte de que los acuerdos de nivel de servicio (SLA) incluyan cláusulas sobre normas medioambientales y laborales.
6. ¿Qué debo hacer si encuentro evidencia de corrupción por parte de uno de mis proveedores?
Debes tomar las medidas establecidas en tus políticas corporativas, notificar a las autoridades competentes y determinar si se debe seguir trabajando con ese proveedor.
7. ¿Cómo puedo saber si estoy eligiendo al proveedor correcto?
Debes tener en cuenta sus antecedentes, hacer una auditoría, y definir y evaluar sus métricas de desempeño. Evalúa su calidad de producto, su capacidad de adaptación, su reputación, y su relación calidad-precio.